Was ist eigentlich eine Bot Factory? 5 Fragen an Janine Stiehl

Wer bei dem Wort „Bot Factory“ an unzählige mobile Roboter in einer großen Lagerhalle denkt, die Hand in Hand arbeiten, ist leider auf der falschen Fährte. Denn im Gegensatz zu einer Smart Factory verbirgt sich hinter der Bot Factory eine reine Software-Lösung, die bei standardisierten und wiederkehrenden Prozessen zum Einsatz kommt. Wie das in der Praxis funktioniert, haben wir bei Janine Stiehl nachgefragt: Als Director Digital Solutions bei der KION Group, einem weltweit führenden Anbieter für Gabelstapler, Lagertechnik und Supply-Chain-Lösungen, widmet sie sich seit Oktober 2019 dem Aufbau einer ‚hauseigenen‘ Bot-Factory.

Frau Stiehl, was verbirgt sich wirklich hinter dem Begriff „Bot Factory“?

Gerade im Umgang mit vielen Daten verwandeln sich die Menschen schnell selbst in Roboter, um der Menge an Daten gerecht zu werden. Wenn man zum Beispiel den ganzen Tag damit konfrontiert ist, Zahlen zu überprüfen, dann kann schon mal ein Konzentrationsloch eintreten oder man übersieht doch mal eine Zeile – das ist ja völlig menschlich. Genau an dieser Stelle setzen die sogenannten „Bots“ an. Insgesamt fällt das unter den Oberbegriff der „robotischen Prozessautomatisierung“ – kurz RPA – und die Ausarbeitung und Programmierung dieser verschiedenen Bots, die sich jeweils um einen konkreten Prozess kümmern, fassen wir als „Bot Factory“ zusammen.

Wie muss man sich so einen Bot vorstellen?

Im Grunde handelt es sich um eine Software, die auf derselben Nutzeroberfläche wie wir Enduser agiert und so standardisierte, repetitive und vor allem hochvolumige Aufgaben in nahezu jedem System übernehmen kann. Unsere Bots laufen meist im Hintergrund nach einem fixen Zeitplan. Nur in wenigen Fällen starten Mitarbeiter den Bot aktiv im Vordergrund. Durch die Übernahme der Routineaufgaben durch den Bot erlauben wir es so den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich auf komplizierte Einzelfälle und mehr wertbringende Arbeit konzentrieren zu können, welche zum Beispiel komplex sind, menschliche Entscheidungen oder Ideen erfordern. Der Bot arbeitet hingegen nur nach Schema F.

Die Bots sind also wie eine Art Mitarbeiter für einen standardisierten Teilabschnitt in einer Prozesskette zu verstehen.

In welchen Bereichen kommen die Softwareroboter zum Einsatz?

Aufgrund der hohen Anzahl an wiederkehrenden Prozessen sind viele Bots im Finanz-Bereich verankert. Hier haben wir auch bei der KION Group angefangen – und nicht bei den Prozessen, die zum Beispiel direkt mit der Staplerproduktion verbunden sind. Das liegt vor allem an der Natur der Abläufe selbst. Seit dem Startschuss unserer konzerninternen KION Bot Factory und dem Umsetzen erster Prozessautomatisierungen weitet sich das Tätigkeitsfeld jedoch stark aus und inzwischen bieten wir Bots für den kompletten administrativen Bereich an. Besonders der Vertrieb nimmt unseren Automatisierungsservice gerne in Anspruch.

Und wie sieht diese Erleichterung dann beispielsweise konkret im Arbeitsalltag aus?

Ein Projekt, das mich besonders begeistert, ist ein Bot, der im Vertrieb einer KION Tochtermarke eingesetzt werden soll. Der Bot, der bei dem in Hamburg angesiedelten Gabelstaplerhersteller STILL integriert wird, gleicht die Daten von den Staplern, die Kunden gerade suchen, automatisch mit den vorhandenen Modellen in der Lagerhalle ab und schlägt den Vertriebs-Mitarbeitern ein passendes Modell vor. Hierbei handelt es sich um einen völlig neuen Prozess, bei dem ein Bot aktiv Vorschläge an das Team formuliert und so nicht nur der Lagerbestand reduziert, sondern dem Kunden auch eine geringere Lieferzeit angeboten wird.

Wie reagieren die Mitarbeiter auf ihre neuen „Kollegen“?

Natürlich steht bei vielen am Anfang erst einmal Verunsicherung und die Angst, dass die Bots Jobs gefährden könnten. In den Gesprächen wird aber dann schnell klar, dass es sich hierbei keineswegs um einen Ersatz, sondern um eine Arbeitserleichterung handelt. Sobald erkannt wird, dass die für einen Bot identifizierten Prozesse gerade die Bereiche sind, die häufig viel Zeit benötigen, aber wenig Spielraum oder Kreativität zulassen, wächst die Akzeptanz extrem. Aus meiner bisherigen Erfahrung kann ich sagen, dass hier die Kommunikation sehr hilft. Insgesamt sind die Bots auf jeden Fall eine große Erleichterung für das Business und sie werden uns in Zukunft definitiv noch in größerem Ausmaß begleiten.